Náležitosti faktur

9.3.1 Náležitosti faktur

Helena Kalivodová, Ing. Luboš Krejčí, CSc. a kolektiv

Faktura a fakturace

Pojmy faktura a fakturace jsou stále nedílnou součástí každého podnikání. S ohledem na jedno ze specifik stavební výroby, kterým je dlouhodobost jednotlivých zakázek, je ale patrné, že vedle ceny dohodnuté ve smlouvě o dílo je důležitý také dohodnutý systém financovaní a placení dodávek v průběhu výstavby. A právě pojmy faktura, fakturace a jiné, ve stavebnictví nejčastěji souvisí se systémem postupného (dílčího) placení dodávek stavební výroby.

V úvodu je však asi dobré poznamenat, že i přes frekvenci používání pojmů faktura a fakturace, se ve své podstatě jedná o pojmy obecně známé, avšak dnes již přeživší z nedávné minulosti. Neboť otázky jako fakturační povinnost, náležitosti faktury apod. byly předmětem podrobné právní úpravy již dříve.

Dnes jsou však fakturační předpisy zrušeny a právní úprava hovoří pouze o daňovém dokladu a účetním dokladu. I přes tento fakt, zde budou s ohledem na zažité zvyklosti, označení faktura a související pojmy nadále používány.

Než však začneme hovořit o náležitostech faktury (lépe odběratelské, dříve odbytové faktury), vrátíme se ještě zpět k systému placení dodávek stavební výroby, neboť s tím budou souviset také další témata, jako výrobní faktura, konečná faktura a další.

Samotné nastavení systém financování a placení dodávek má vliv na celkovou efektivnost stavební zakázky. Konkrétní definice tohoto systému by měla být součástí smlouvy o dílo (SoD). Je tedy výsledkem vzájemné dohody dodavatele a objednatele. Především by ale měl tento systém reflektovat podmínky konkrétní stavby, dodavatelského systému, typu investora a případně požadavky financujícího subjektu. Samozřejmostí je také respektování souvisejících právních norem (Obchodní zákoník či Zákon o účetnictví, Zákon o dani z přidané hodnoty, Zákon o dani z příjmu).

Financování většiny stavebních akcí zabezpečuje investor, specifické podmínky financování pak dále přinášejí developerské projekty či investiční výstavba do které přímo vstupuje banka (prostřednictvím úvěru) či investiční fond (financující stavbu jako investor).

Z pohledu stavební firmy, jako dodavatele, je pak podstatné, aby bylo, pokud možno, zajištěno plynulé hrazení skutečně vzniklých nákladů investorem (vyrovnané cash-flow). Uhrazení těchto nákladů je výsledkem fakturace, která je souhrnem úkonů dodavatele k zajištění úhrady za uskutečněné dodávky (Kadlčáková, A.: Ceny, náklady, kalkulace–ES20.ČVUT Praha.2002). K finančnímu vypořádání (odběratel x dodavatel) prostřednictvím fakturace dochází po splnění vymezeného předmětu dodávky nebo její části. Stanovení výše ceny k fakturaci a její následné uhrazení pak právě souvisí s nastavení systému placení dodávek (dáno ve SoD). Důležitý je především druh sjednané ceny (pevná, skladebná atd.), způsob placení, postup zjištění ceny dodávky, kontrola kvality dodávky a rozsah uplatněných změn oproti plánu.

Vše zde dosud řečené v otázce fakturace je směřováno k tomu, abychom na fakturaci a samotnou fakturu (účetní doklad) nehleděli jen jako na podklad pro provedení platby a daňové účetnictví. Odbytová faktura, podobně jako v dalších kapitolách popsaná výrobní a konečná faktura, by měly být součástí širšího systému, umožňujícího řízení nákladů a controlling.

Pokud tedy hovoříme o náležitostech faktury, může být vhodné vedle povinných údajů (popsáno níže), připojit i údaje či přílohy další, vyplývající ze SoD či potřeb controllingu a systému financování. Takovou přílohou může být například měsíční zpráva. Dále také podrobný soupis prací a dodavek v členění, které vychází z daného kalkulačního systému a potřeb (získání informací a jejich analýz) controllingu. Činnosti spojené s fakturací by tak nepřímo měly souviset i se sledováním a kontrolou čerpání stavebního rozpočtu.

Vrátíme-li se ale ke konkrétním náležitostem faktury, budeme o faktuře hovořit jako o daňové či účetním dokladu. Jednotlivé údaje, které pak řádný doklad musí obsahovat jsou dány příslušným zákonem.

Zde je nutné upřesnit, že z pohledu stavební firmy je prakticky každá faktura účetním a zároveň daňovým dokladem. Pokud ale budeme na problematiku těchto dokladů nahlížet podrobněji, obecně platí, že ne každý účetní doklad je zároveň dokladem daňovým (pouze doklady související s DPH a clem) a naopak, že ne každý daňový doklad je současně dokladem účetním (např. splátkový kalendář).

Níže je upřesněno, že skutečnosti podle písmen a) až f), které se týkají jednoho účetního dokladu, mohou být obsaženy na více účetních záznamech. Skutečnosti podle písmen b) a c) se mohou týkat více účetních případů. Podpisový záznam podle písmene f) může být společný pro více…